E-mail is een onmisbaar communicatiemiddel voor verenigingen. Maar hoe ga je om met een groeiend aantal leden en steeds complexere e-mailcampagnes? We spraken met Taco Faber, manager van de Haarlemmermeerse Golfclub, over waarom zij overstapten naar Hellodialog.
Kun je iets vertellen over de Haarlemmermeerse Golfclub?
“We zijn een actieve golfvereniging met 1.300 leden, waaronder zo’n 108 jeugdleden. Daarnaast hebben we ook businessleden en golfers die via ons hun handicapregistratie regelen bij de NGF (Nederlandse Golffederatie). Omdat we 36 holes hebben – wat meer is dan gemiddeld – kunnen we een grote groep golfers bedienen. We organiseren regelmatig wedstrijden, evenementen en competities, dus communicatie met onze leden is heel belangrijk.”
Hoe verstuurden jullie e-mails voordat jullie Hellodialog gebruikten?
“Dat ging eerst gewoon via Outlook. Maar op een gegeven moment werd dat een probleem. Je kunt niet zomaar 1.300 e-mails versturen zonder dat mailservers dat verdacht vinden. We moesten e-mails in kleine batches versturen, en dat kostte enorm veel tijd. Soms kwam een deel van de mails niet eens aan, of belandden ze in de spamfolder. Dat werkte gewoon niet meer.”
Wat waren jullie belangrijkste eisen bij het kiezen van een e-mailmarketingtool?
“We wilden vooral gemak en flexibiliteit. De tool moest gebruiksvriendelijk zijn, zodat meerdere mensen ermee konden werken zonder een uitgebreide training. Daarnaast wilden we onze leden segmenteren, zodat we bijvoorbeeld jeugdleden, businessleden en gewone leden apart konden mailen. En natuurlijk moest de opmaak van de mailings door ons gemakkelijk, professioneel en herkenbaar te ontwerpen zijn in onze eigen huisstijl.”
Waarom hebben jullie voor Hellodialog gekozen?
“We zochten een betrouwbare en toegankelijke e-mailoplossing en kwamen via via bij Hellodialog terecht. Het feit dat jullie een Nederlandse partij zijn en persoonlijke service bieden, gaf ons vertrouwen. De implementatie verliep soepel en we konden snel aan de slag.”
Hoe verliep de overstap naar Hellodialog?
“Heel soepel. We kregen uitleg over hoe we alles konden instellen en een paar keer ondersteuning op afstand. Binnen een paar weken hadden we alles ingericht en konden we de eerste mailings versturen. Ook de koppeling met onze ledenadministratie was snel geregeld. Heel prettig, want hierdoor zijn de verzendlijsten altijd up-to-date.”
Hoe helpt Hellodialog jullie bij het segmenteren van leden?
“Voorheen moesten we handmatig lijsten bijhouden en updaten in Excel, maar die klopten nooit helemaal. Nu hebben we dus een automatische koppeling: nieuwe leden worden direct ingedeeld in de juiste mailinggroep en uitschrijvingen worden automatisch verwerkt. Dat scheelt ons enorm veel werk en voorkomt fouten. We kunnen nu dus heel gericht mailen. Businessleden krijgen updates over sponsormogelijkheden en evenementen, jeugdleden ontvangen info over toernooien en trainingen, en alle leden krijgen algemene clubupdates. Dat werkt veel beter dan iedereen dezelfde e-mail sturen.”
Hoe ervaren jullie het werken met Hellodialog?
“Het is een heel intuïtief systeem. We gebruiken templates en snippets, waardoor we snel nieuwe mailings kunnen maken zonder steeds opnieuw alles op te zetten. We kunnen makkelijk beelden en teksten invoegen en het resultaat ziet er altijd professioneel uit. Bovendien kunnen meerdere mensen ermee werken, dus we zijn niet afhankelijk van één persoon. Onze hospitalitymanager, het secretariaat en ikzelf kunnen allemaal e-mails opstellen en versturen.”
Hoe reageren jullie leden op de e-mails die jullie versturen?
“Het mooie van Hellodialog is dat we er ook feedback van leden mee kunnen verzamelen. Ze kunnen reageren op een mailing met een duimpje omhoog of omlaag en desgewenst een korte reactie geven. We krijgen regelmatig bedankjes of complimenten als reactie op de mailings die we sturen. En het belangrijkste: onze e-mails worden goed gelezen. We zien in de statistieken dat bijna alle leden ze openen. Dat bevestigt dat we met de juiste aanpak werken.”
Hoe ervaren jullie de samenwerking met het team van Hellodialog?
“Eigenlijk hebben we jullie nauwelijks nodig, en dat bedoelen we als een compliment! De tool werkt gewoon. Maar als we toch ergens tegenaan lopen, krijgen we altijd snel een reactie. De klantenservice is makkelijk bereikbaar en denkt mee. Ook de administratieve afhandeling, zoals het aanschaffen van credits tokens voor mailings, gaat probleemloos. We hebben er eigenlijk geen omkijken naar.”
Zijn er nog toekomstplannen met Hellodialog?
“We willen Hellodialog nog breder gaan inzetten, bijvoorbeeld voor het verspreiden van onze clubmagazines. Nu doen we dat nog in een aparte WordPress-oplossing, maar we denken dat we het ook direct via Hellodialog kunnen versturen in een aantrekkelijker format. We willen graag verkennen hoe we dat kunnen aanpakken.”
Wat zou je andere verenigingen aanraden die overwegen om met Hellodialog te werken?
“Doe het! Het is gebruiksvriendelijk, flexibel en scheelt enorm veel tijd. Vooral als je met veel leden werkt en verschillende doelgroepen hebt, maakt het je leven een stuk makkelijker. En de koppeling met onze ledenadministratie is echt ongelofelijk handig. Geen handmatig gedoe meer met e-maillijsten. Hellodialog is een aanrader voor elke sportclub/-vereniging!”
Wil jij ook eenvoudig en professioneel communiceren met jouw leden? Neem contact met ons op en ontdek hoe Hellodialog jouw club of organisatie kan helpen!
