“Van handmatig nieuwsbrieven maken in Word naar professioneel e-mailen: een wereld van verschil”
Voor verzorgingstehuizen is heldere en efficiënte communicatie cruciaal. Fortumus, een organisatie met elf locaties verspreid over Nederland, liep tegen een probleem aan: de communicatie naar ruim 900 medewerkers verliep nog handmatig via Word-documenten en Outlook. We spraken met de communicatieafdeling bij Fortumus over waarom zij overstapten naar een professionele e-mailmarketingoplossing.
Kun je kort iets vertellen over Fortumus?
“Fortumus biedt zorg en huisvesting aan ouderen vanuit elf locaties in Nederland. Recent hebben we een grote rebranding gehad vanwege een juridische verandering, waardoor we opnieuw moesten nadenken over hoe we effectief communiceren met onze medewerkers, vrijwilligers en familieleden van bewoners.”
Hoe zag jullie communicatie eruit voordat jullie professionele e-mailmarketing gebruikten?
We gebruikten Word-templates om nieuwsbrieven te maken, die we vervolgens printten of per mail verstuurden via Outlook. Dit was enorm tijdrovend en zorgde vaak voor chaos. Bovendien was de huisstijl inconsistent en werden mails niet altijd goed gelezen of zelfs als spam gezien.”
Wat waren de belangrijkste eisen voor een nieuwe oplossing?
“We wilden vooral een simpele, gebruiksvriendelijke oplossing die centraal te beheren is, maar wel ruimte biedt voor maatwerk per locatie. Het systeem moest AVG-proof zijn, en onze huisstijl eenvoudig en consequent kunnen toepassen. Segmentatie en personalisatie waren ook belangrijke wensen voor de toekomst.”
Waarom hebben jullie gekozen voor een e-mailmarketingoplossing?
“Tijdens onze rebranding wilden we direct ook onze communicatie professionaliseren. De nieuwe tool bood een intuïtieve interface, duidelijke statistieken en eenvoudige sjablonen die centraal te beheren zijn. Binnen enkele weken waren we volledig operationeel zonder dat er uitgebreide trainingen nodig waren.”
Hoe verliep de implementatie van het nieuwe e-mail systeem?
“De overstap verliep soepel. We hebben enkele trainingen gehad en kregen persoonlijke ondersteuning bij het inrichten van onze templates. Al binnen een maand stuurden we professioneel opgemaakte nieuwsbrieven die perfect aansloten op onze nieuwe huisstijl.”
Wat zijn de voordelen van het gebruik van een professioneel e-mailsysteem voor Fortumus?
“We besparen enorm veel tijd omdat het systeem gemakkelijk te gebruiken is. De huisstijl is nu consistent in elke nieuwsbrief, en we hebben direct inzicht in statistieken zoals open- en klikratio’s. Dit helpt ons om gerichter en effectiever te communiceren. Ook hebben we nu mogelijkheden om te segmenteren op doelgroep, waardoor elke groep relevantere informatie ontvangt.”
Hoe reageren medewerkers op de nieuwsbrieven?
“Onze medewerkers waarderen de verbeterde communicatie enorm. Nieuwsbrieven worden nu consistent gelezen en belangrijke informatie bereikt iedereen veel sneller. We krijgen positieve feedback en merken dat het draagvlak voor communicatie is vergroot.”
Wat zijn jullie toekomstplannen met de nieuwe e-mailmarketingtool?
“We willen de tool verder uitbouwen om ook vrijwilligers, familieleden en mantelzorgers te bereiken. Daarnaast denken we na over automatische campagnes zoals onboarding voor nieuwe medewerkers en regelmatige updates voor specifieke doelgroepen.”
Wat zou je andere verzorgingstehuizen adviseren die nog twijfelen over professionele e-mailmarketing?
“Niet twijfelen, gewoon doen! Het bespaart enorm veel tijd en zorgt voor heldere, professionele communicatie. Vooral voor organisaties met beperkte capaciteit is dit een ideale oplossing. De mogelijkheden voor segmentatie, personalisatie en automatisering zijn enorm. Dit maakt communicatie niet alleen makkelijker maar vooral ook veel effectiever.”
Wil jij ook eenvoudig en professioneel communiceren met jouw medewerkers en doelgroep? Neem contact met ons op en ontdek hoe een professionele e-mailmarketingtool jouw organisatie kan versterken!
